INLOGGEN

Hoe data Mosadex en haar strategie voedt

1+1 = 3

Mosadex neemt positie in het dossier medicijntekorten. Al een aantal jaar luidt Ludwig Castelijns de noodklok, in het maatschappelijk belang. Waarom Mosadex dit dossier zo belangrijk vindt? Wij zien welke (logistieke) ellende de tekorten al jaren opleveren voor onze apotheken en haar patiënten. We komen ook met concrete oplossingen. Vanzelfsprekend zitten daar systemen achter. Maar ook mensen. En één van die mensen is Rogier Kolenbrander. Hij neemt ons mee in de complexe wereld van data waar hij iedere dag met veel plezier aan werkt.  

Rogier Kolenbrander

Van Excel naar Power BI 

Rogier werkt voornamelijk vanuit de groothandelslocatie in Nieuwleusen, als business analist. Tien jaar geleden is hij in deze functie ‘gerold’. Met een achtergrond als bedrijfskundige geen logische stap. Maar zijn kennis van de markt, nieuwsgierigheid en het continue vertalen van nieuwe ontwikkelingen naar inzichten zorgen ervoor dat hij door de jaren heen zichzelf ontwikkeld heeft tot specialist. “Ik begon met het maken van Excel-bestanden waar we handmatig onze cijfers in bijhielden. Maar die waren snel niet meer toereikend. Ik leerde mezelf programmacode te schrijven, tabellen maken en vullen. Inmiddels werken we sinds enige tijd met Power BI. Geavanceerde techniek waar we door aan de juiste knoppen te draaien veel informatie uit onze interne systemen halen, door dit slim te combineren met externe bronnen ontstaan nieuwe inzichten.” 

Dat klinkt leuk, maar… hoe werkt het? 

“Om een analyse te maken van medicijntekorten hebben we gedefinieerd ‘wat is een tekort?’. De drie voorwaarden zijn: 

  1. er is geen voorraad in de drie groothandelsvestigingen van Mosadex; 
  2. er is vraag van de klant, oftewel: er zijn backorders; 
  3. het is een actief assortimentsartikel bij de leverancier. 

De artikelen die hieraan voldoen komen automatisch in een centrale database. Deze informatie wordt weggezet in een tabel met gegevens per artikel, per dag. We spreken van een tekort als een artikel twintig werkdagen achter elkaar niet beschikbaar is. Waarom pas na twintig dagen? We willen niet overrapporteren. Er is gemiddeld twintig dagen aan voorraad in de keten aanwezig. Hierna komen er dus nee-verkopen aan de balie en gaat de patiënt hinder ondervinden van het tekort.” 

En wat doe je dan met die informatie? 

“We informeren bijvoorbeeld de afdeling inkoop. Als we zien dat in een productcluster de grootste leveranciers niet kunnen leveren, heeft dat gevolgen voor de beschikbaarheid van de kleine (vaak niet-preferent aangewezen) leveranciers. De informatie kan ook reden zijn om het logistieke proces aan te passen. We kunnen een piek in bestellingen vroegtijdig signaleren. Neem de vraag naar paracetamol aan het begin van de coronapandemie. Als klanten grootschalig bestellen, trekken zij de groothandel in rap tempo leeg. Het automatisch logistiek systeem kan dan niet altijd tijdig ingrijpen. Maar wij hebben een rapportage gebouwd om (te) grote bestellingen te identificeren. De groothandel verdeelt dan de voorraad om zo tekorten te voorkomen.”

"We kunnen een piek in bestellingen vroegtijdig signaleren"

Hoe het plan van een ijzeren voorraad ontstond 

Rogier deelt zijn scherm in de Teams-vergadering. Hij laat zien dat eind 2017 in de categorie ‘generiek’ 300 artikelen voldeden aan de definitie van een tekort. In juli 2019 is dat opgelopen naar maar liefst 753 artikelen. “Ludwig Castelijns vroeg mij te analyseren hoelang een tekort aanhoudt. Wat blijkt? Gemiddeld is een product na 76 werkdagen weer beschikbaar. 75% van de tekorten duren minder dan 4 maanden. Dit was belangrijke informatie waarop het plan voor een ijzeren voorraad van vier maanden is gebaseerd. Stel dat we die periode kunnen overbruggen in de keten, dan vangen we het overgrote deel van de problemen op!” 

Van de groothandel naar de groep 

Inmiddels verzamelt dataspecialist Rogier niet alleen informatie voor de groothandel maar voor heel Mosadex Groep. Het team is ook verrijkt met een collega genaamd Evert Bosch. “Om te bepalen wat we wel en niet meten kijken we vooral naar de speerpunten van Mosadex Groep. In overleg maken we de afweging ‘wat voegt waarde toe voor de klant?’. Zo hebben we een lijst van ontwikkelpunten binnen Power BI. Het is belangrijk om keuzes te maken want ik kan uren aan knoppen draaien maar mijn doel is het ondersteunen van de business én onze afnemers!”

Ook interessant voor u?

Leest u al mee in het Mosadex-magazine?

Nee, schrijf me in!


© Mosadex Groep 2021 |
Mosadex Groep op social media: