Regionaal produceren met SMART: “SMART HUB past bij onze groeiambities als een op maat gemeten jas”

Van drie, naar vijf, naar acht en uiteindelijk veertien apotheken: Samenwerkende Apotheken Noord Nederland (SANN) produceren gezamenlijk recepten op een centrale locatie in Joure, Friesland. Een ding is duidelijk: om hun groeiambitie kon niemand heen. Hoe pak je zo’n uitbreiding aan? En hoe zorg je dat alles reilt en zeilt? Mark Drenth en Hilbert Talsma geven ons een inkijkje in hun HUB.

“We begonnen in Lemmer met vijf apotheken en produceerden met Smartfilling-software destijds. Dat ging goed, maar we konden onze kosten niet naar beneden krijgen,” legt Mark uit. Hij is een van de grondleggers van de samenwerking tussen Service Apotheek de Waag en Samenwerkende Apotheken Wolvega. “Het magazijn was te klein en er waren te veel handelingen. We verhuisden naar een grotere ruimte in Joure. Daar installeerden we (maar liefst drie) Odessa-sorteersystemen. Daarna gingen we het gesprek aan met apothekers in de regio om te peilen wie er interesse had om werkzaamheden samen te voegen, onder andere bij collega’s in Sneek. We vonden elkaar en zetten een samenwerkingsmodel neer.”

Hilbert, verantwoordelijk voor het voorraadbeheer in SANN Joure, vult Mark aan: “Het was hoognodig dat we onze werkwijze aanpasten om de hoeveelheid recepten te kunnen verwerken. We haalden nog steeds niet het maximale rendement uit de samenwerking. Onder andere doordat Smartfilling en de systemen van Odessa niet volledig aansloten op ons samenwerkingsmodel. Hoe groei je dan verder? We onderzochten de mogelijkheden met Mosadex Groep en na een tijd bleek: we delen dezelfde visie op regionaal produceren.”

V.l.n.r. Hilbert Talsma en Mark Drenth

Regionaal produceren met SMART HUB
“Toen Mosadex Groep meekeek, toverden we het samenwerkingsmodel om tot een HUB. We draaiden een pilot, het oude systeem Smartfilling werd omgezet naar het nieuwe moderne platform SMART HUB. In het uitgebreide productiemanagementsysteem van Mosadex zien we tijdens het aanschrijven precies wat er op voorraad is in de HUB. De producten binnen de receptreis van Mosadex sluiten goed op elkaar aan. Optimaal Bestellen zorgt ervoor dat het assortiment goed op orde is.”

SMART HUB stuurt in Joure productieopdrachten naar de Odessa-kasten om recepten klaar te maken. Mark: “Mosadex T&T is de volgende efficiëntieslag die we willen doorvoeren in onze HUB. Via Mosadex T&T is het productieproces volledig te volgen, omdat het track & trace systeem geïntegreerd is in SMART.  Hiermee kunnen we het hele proces van insturen van het recept tot aan het afleveren bij de klant volgen. Inmiddels produceren we voor veertien apotheken foutloos en maken we dit jaar 580.000 receptregels klaar. Wie weet sluiten in de toekomst nog meer apotheken aan in onze HUB. Eenmaal over op het systeem van SMART HUB is uitbreiden heel eenvoudig.”

Central Filling Mosadex of SMART HUB?
“Wil je productie zelf in de hand houden of besteed je het uit aan Central Filling Mosadex? In ons geval willen de apotheekeigenaren zelf produceren, ons assortiment is breder. Daarom past SMART HUB ons goed. Ook regie op onze eigen servicegraad is fijn. Daarbij komt wel kijken dat je veel dingen zelf moet organiseren op regionale schaal, van personeel tot logistiek.” Inmiddels heeft Mosadex Groep een rekenmodel ontwikkeld, dat uitrekent wat het starten van een HUB voor jouw apotheek betekent in cijfers. Dit helpt keuzes maken op basis van feiten in plaats van onderbuikgevoel.

Zorg verlenen door apothekersassistent
“Alles moet op orde zijn, gezamenlijk in de HUB, maar ook voor iedere apotheek afzonderlijk. Een uitdagende klus.” En die uitdaging, die loopt inmiddels in Joure. “We hebben zo’n zes tot zeven mensen per dag aan het werk om de medicijnen te produceren, in twee verschillende ploegen. Ook jongeren draaien gemakkelijk als bijbaan mee in het productieproces bij de Odessa-kast. Onze apothekersassistenten houden zo meer tijd over om zorg te verlenen: de wijk in richting kwetsbare ouderen, zelf de medicatie bezorgen of bijvoorbeeld inhalatie-instructies aan huis geven.”

Flexibel, efficiënt en schaalbaar
Die flexibiliteit die SMART HUB in de productie brengt, is voor de samenwerkende apotheken niet het enige voordeel van de HUB. Hilbert: “We zochten bij de opstart van de HUB de meest efficiënte manier van produceren. Dat vonden we in SMART HUB. Dat het systeem daarbij aantoont dat het schaalbaar is, past bij onze groeiambities als een op maat gemeten jas. Als we willen, kunnen we steeds verder opschalen met apotheken.”

“Het sorteersysteem van Odessa sluit goed aan op het productieproces in de HUB, waardoor we in relatief korte tijd een groot volume produceren. De drie kasten hebben samen 192 vakken waarin we de medicijnen sorteren. Het is vooral zo efficiënt omdat het systeem naadloos geïntegreerd is met de producten van Mosadex Groep.  Met de software van Optimaal Aanschrijven en Optimaal Bestellen halen we er voor mijn gevoel alles uit wat erin zit. Zeker als Mosadex T&T straks geïmplementeerd is. Het is daarbij heel prettig dat alles in één systeem en dashboard zichtbaar is. Alle informatie op één plek, enorm handig voor je assortiments- en voorraadbeheer.”

Soepele implementatie
“We hebben de implementatie in onze HUB als plezierig ervaren. Ik denk dat dat vooral komt doordat we vooraf goede afspraken hebben gemaakt en dingen die we aandroegen, ook daadwerkelijk werden doorgevoerd”, vertelt Hilbert. “Ook deed Mosadex een GAP-analyse, dit hielp om inzicht te krijgen in de situatie. Het was voor Mosadex de eerste keer dat zóveel apotheken in één keer overgingen. Spannend voor hen, maar ook voor ons: je kunt niet tegen patiënten zeggen dat ze deze week hun medicijnen niet ontvangen – we moesten in één keer over. De testen die we op de achtergrond draaiden, hielpen om de overgang naar SMART HUB soepel te laten verlopen.”

Betrouwbare en kwalitatieve zorg
“Door SMART HUB is ons productieproces tot in de puntjes geoptimaliseerd én geautomatiseerd. Dat is essentieel voor onze apotheken om de betrouwbare, kwalitatieve zorg te leveren die we zo hoog in het vaandel hebben staan. Daarin worden we door SMART HUB nu echt ontzorgt.”

Gepubliceerd op: 03 juni 2024