Altijd het juiste product aanschrijven

Een utopie of werkelijkheid?

Dankzij nieuwe algoritmes het juiste product aanschrijven is voor de meeste Mosadex-apothekers geen utopie meer! Op basis van verbruik, beschikbaarheid en eventuele aanwijzingen van zorgverzekeraars krijgt de apotheker advies en weet hij welk product juist is voor zijn patiënt. Hoe gaat dit in de praktijk? Jan Feenstra, eigenaar van Service Apotheek Elburg, licht het toe.

Sinds kort maakt uw apotheek gebruik van de dienst ‘Optimaal Aanschrijven’. Wat houdt dit in?
“Met Optimaal Aanschrijven krijg ik tijdens de receptverwerking precies te zien welk product het beste aansluit op de patiënt. Rekening houdend met de zorgverzekeraar, mandaat en beschikbaarheid. Alles wordt meegenomen. De software maakt op basis daarvan een optimale afweging en daar komt een optimaal advies uit.”

Waar is dat advies op gebaseerd?
“Op beschikbare data en algoritmes. Dat wordt gecombineerd en daar komt een top drie van producten uitrollen, met uiteraard het best passende product op nummer één. Zowel de data als de algoritmes worden nog uitgebreid, wat het advies steeds beter maakt.”

Is dat product dan ook altijd op voorraad?
“Dat is wel de bedoeling. Ik vind dat de voorraad en het assortiment de fundering vormen voor succesvol aanschrijven. Daarom gebruiken we ook een testversie van ’Optimaal Bestellen’. Op basis van het gebruik en de voorwaarden van zorgverzekeraars, voorspelt het systeem wat bijvoorbeeld in de maand mei het juiste assortiment voor mijn apotheek is. Dit zorgt ervoor dat we de juiste spullen in huis hebben.”

Wat is het grote verschil met vroeger?
“Met dit systeem gaat de data voor jou aan het werk. In de oude situatie zette de data ons aan het werk. Het begint al met de integratie in het AIS, vooraan in het aanschrijfproces. Vroeger kreeg je een foutmelding nadat je het verkeerde middel had ingetikt, en kon je opnieuw beginnen. Heel tijdrovend. En als het preferente merk in de oude situatie niet leverbaar was, startte een handmatige zoektocht naar een alternatief. Tot slot was ook vaak onduidelijk waarom een bepaald merk de voorkeur had. Met Optimaal Aanschrijven is dit geautomatiseerd en wordt alles in één keer meegenomen. Dat scheelt niet alleen een hoop werk, het advies is ook inhoudelijk goed.”

“Met Optimaal Aanschrijven is dit geautomatiseerd en wordt alles in één keer meegenomen.”

Wat zijn de voordelen van deze software?
“Zoals ik al zei, de data gaat voor jou aan het werk. Het systeem is gebaseerd op algoritmes die samen met apothekers bedacht zijn, en dat geeft vertrouwen. Je bent minder tijd kwijt aan randzaken en je hebt steeds het juiste product voor elke patiënt. Is er bijvoorbeeld een probleem met de beschikbaarheid, dan geeft het systeem een alternatief advies. Dat is een grote plus. Daarnaast is het systeem heel eenvoudig, iedereen kan ermee werken. Dat is voor mij een teken dat het goed in elkaar zit. Het team in de apotheek krijgt gemakkelijk het juiste aanschrijfadvies waardoor zij meer ruimte krijgen voor patiëntenzorg.”

Hoeveel tijd en geld bespaart het jullie?
“We zijn nog maar net gestart, dus dat vind ik lastig te zeggen. Maar toen wij het systeem aanzetten, was wel gelijk zichtbaar dat Optimaal Aanschrijven een grote invloed had op het suboptimaal bedrag. Het effect was vanaf dag één zichtbaar. Het suboptimaal bedrag halveerde in acht weken. Dat is op jaarbasis natuurlijk een gigantisch bedrag. In het begin dacht ik zelfs nog dat het niet kon, maar die trend zette door. Met Optimaal Bestellen nemen de besparingen verder toe: bij de preferentierondes gaat ons dat echt veel tijd schelen en zijn we minder tijd kwijt aan assortimentsbeheer. De voorraad is dan afgestemd op het actuele verbruik. Hierdoor bestellen we alleen nog de producten die we echt nodig hebben en verminderen we het aantal bestelmomenten.”

Wat merkt de patiënt ervan?
“We waren aan de balie lang bezig met het zoeken naar een alternatief als een merk niet leverbaar was. Bij Optimaal Aanschrijven gaat dat veel sneller en hoeft de patiënt minder lang te wachten. Door Optimaal Bestellen grijpen we minder snel mis omdat de voorraad nauwlettend in de gaten wordt gehouden en gekeken wordt naar de beschikbaarheid. Dat merkt de patiënt natuurlijk ook.”

Welke functionaliteiten zou u graag willen toevoegen in de toekomst?
“Om Optimaal Aanschrijven succesvol te laten zijn, heb je een goede uitverkoopfunctie nodig zodat je de voorraad kwijtraakt. Als een bepaald product niet meer de eerste keuze is, wil je dat de voorraadparameters op ‘uitverkoop’ komen te staan en dat dit inzichtelijk is in Optimaal Aanschrijven. Daarnaast is mijn wens dat er een dashboard komt waarop je kiest welk assortiment je wilt omzetten. Dus dat je een voorstel krijgt vanuit Optimaal Bestellen, je enkel op akkoord hoeft te drukken en dat het automatisch ingespoeld wordt. Dan heb je namelijk een real-time aanpassing in je assortiment.”

En als laatste, wat is uw ervaring tot nu toe?
“Toen wij als apotheek werden gevraagd om mee te doen, was ik gelijk enthousiast. Het is een uniek systeem, onze concurrenten werken er nog niet mee en ik was wel nieuwsgierig. Inmiddels zijn we een aantal weken verder en hebben we de eerste voordelen al mogen ervaren.”

Gepubliceerd op: 05 juli 2021